8 neuvoa tehokkaaseen strategian implementointiin

Tässä blogissa on koostettu strategian implementoinnin 8 tärkeintä kohtaa.

Visio, missio ja strategiset valinnat

Visio ja Missio määrittää organisaation tavoitteen sekä kuvauksen siitä miten sinne päästään. Maailmanluokan strategian määrittely alkaa johtotasolla luomalla organisaation visio ja missio, joiden ei tarvitse olla kovin yksityiskohtainen.

Tehokkaaseen strategiaan kuuluu selkeät valinnat, jotka määrittelevät mitä organisaatio aikoo tehdä ja mitä se EI tee. Monia strategioita ei onnistuta toteuttamaan huolimatta ihmisten ponnisteluista, koska strategiassa ei ole tehty selkeitä valintoja. Strategiaa ei aina kannata laatia täysin yksityiskohtaiseksi. Sen sijaan selkeät strategiset valinnat ovat tärkeitä ja mitä vähemmän valintoja, sitä helpompaa on organisaatio saada mukaan ja samalla varmistaa organisaation ketteryys. Missio, visio ja muutamat strategiset valinnat auttavat työntekijöitä edistämään innovaatioita strategisten tavoitteiden tukemiseksi.

Strategian luominen on usein iteratiivinen prosessi, ja siksi saatat joutua tarkistamaan visiota ja missiota, kun strategiset valinnat ja tavoitteet on asetettu.

Pitkän aikavälin tavoitteet

Yli 2 vuotta kattavien pitkän aikavälin tavoitteiden asettaminen on strategisen suunnittelun päätavoitteena.

Kun asetat pitkän aikavälin tavoitteitasi, hyvä nyrkkisääntö on, että sinulla on vain kourallinen tavoitteita. Se saattaa tuntua liian vähältä, mutta vähemmän on enemmän. Paras käytäntö tehokkaan organisaation rakentamisessa on asettaa haastavat, mutta silti saavutettavissa olevat pitkän aikavälin tavoitteet. Joten suositeltava lähestymistapa on esittää kysymys ”mitä meidän on tehtävä” sen sijaan, että ”mitä voimme tehdä”. Tavoitteiden määrittelyssä on suositeltavaa kuvata myös tavoitteen lopputila selkeästi: ”Haluan juosta maratonin 2023 aikaan 3:40” on konreettinen ja aikaan sidottu tavoite.

KPI:t

Keskeiset mittarit auttavat organisaatioita seuraamaan edistymistä. On tärkeää valita vain muutama KPI. Strategiaan on suositeltavaa valita indikaattorit ainakin asiakkaiden tyytyväisyydestä ja henkilöstön sitoutumisesta. Monet organisaatiot valitsevat ja mittaavat vain taloudellisia tunnuslukuja, jotka ovat epäilemättä tärkeitä. Ensisijaisesti taloudellisten indikaattoreiden seuraaminen johtaa kuitenkin usein lyhytnäköisiin toimiin halutun pitkäaikaisen asiakkaiden säilyttämisen ja työntekijöiden sitoutumisen sijaan.

Lyhyen aikavälin tavoitteet

Lyhyen aikavälin vuotuisten tavoitteiden määritteleminen näyttää olevan yksinkertaista, mutta niitä erittäin vaativaa asettaa tehokkaasti. Pitkän aikavälin strategisten tavoitteiden asettaminen on usein helpompaa kuin lyhyen aikavälin tavoitteiden johtaminen niistä. Pitkän aikavälin tavoite olisi helppo jakaa vuosilla, mutta useimmissa tapauksissa tehokas vuotuinen tavoite eroaa tällaisesta lineaarisesta mallista. Lisäksi on usein suositeltavaa olla erilainen tasapaino lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteidesi välillä. Esimerkiksi ensimmäisenä vuotena asiakastyytyväisyyteen liittyvät tavoitteet voivat olla hallitsevia muihin tavoitteisiin nähden. Oikeiden välitavoitteiden asettaminen on erittäin tärkeää tehokkaan organisaation rakentamisessa.

Toiminta ja projektit strategian toteuttamiseksi

Kehitysprojektit tai hankkeet tekevät strategian toteuttamisesta näkyvää. Siksi oikeiden projektien priorisointi on avain tavoitteiden saavuttamiseen.

On aivan liian yleistä aloittaa liian monta samanaikaista projektia, joka johtaa hitaaseen etenemiseen tai jopa siihen ettei mitään valmistu. Tällainen fokuksen puute turhauttaa tyypillisesti työntekijöitä ja johtaa siten tarpeettomaan mikromanageeraukseen koska henkilöstö ei ymmärä mikä on tärkeää ja siksi esihenkilön on ohjattava toimintaa. Monella organisaatiolla on taipumus rakentaa pitkiä ja laajoja hankkeita, joiden valmistuminen on vuosien päässä. Pitkäkestoisten hankkeiden suosiminen yhdessä huonon viestinnän kanssa on varma tapa turhauttaa henkilöstö.

Kaksi vinkkiä, joilla voit parantaa organisaatiosi suorituskykyä:

Rajoita rinnakkaisten projektien määrää. Vain harva organisaatio onnistuu yli 10 samanaikaisen projektin toteutuksessa. On parempi keskittää voimat muutamien projektien taakse ja saada ne toteutettua.
Rajoita hankkeiden kestoa. Jaa suuremmat projektit selvästi vaiheisiin, jotka voidaan tehdä kaikille työntekijöille näkyviksi ja siten myös osoittaa hankkeen eteneminen.

Yhteisen linjan varmistaminen

Kuinka varmistetaan, että kaikki pyrkivät samaan päämäärään? Tavoitteet ja projektit on linjattava organisaatiossa sekä horisontaalisesti että vertikaalisesti..

Sisäinen linjaus on yksi tehtävistä joka helposti jää tekemättä. Suurissa organisaatioissa, joissa on useita liiketoimintayksiköitä, kohdentaminen on aikaa vievää ilman asianmukaisia digitaalisia työkaluja. Linjauksen yksi suurimmista väärinkäsityksistä on uskoa, että yhteinen korkean tason tavoitteiden asettaminen on riittävä.

Vertikaalinen linjaus tarkoittaa käytännössä hierarkisten organisaatioiden välillä tapahtuvaa tavoitteiden ja projektien priorisointia sekä tavoitteiden jakoa eri yksiköiden kesken. Horisontaalinen linjaus tarkoittaa rinnakkaisten organisaatioyksiköiden välistä vuoropuhelua, jossa varmistetaan sisäisten resurssien (esim. ICT) saatavuus ja esim. johdonmukainen asiakaskehitys.

Strategiaviestintä

Kuinka strategia siirretään Powerpoint-esityksestä todellisuuteen? Strategian toteutus on vaikeampi, jos työntekijät eivät tiedä strategiaa.

Tutkimusten mukaan organisaatiot, joissa on sitoutunutta henkilökuntaa, tuottavat neljä kertaa enemmän voittoa. Muut tutkimukset paljastavat, että tyypillisesti vain 20-40% työntekijöistä on sitoutunut. Yhtenä tärkeimpänä syynä työntekijöiden heikkoon sitoutumisen on ymmärryksen puute siitä, miten työntekijän oma työpanos vaikuttaa organisaation strategiaan.

Muutama avainkohta strategiaviestinnässä:

Yritys- ja liiketoimintayksiköiden strategia on esitettävä tiivistetysti samalla, kun keskitytään riittävästi oman yksikön asioihin.
Strategia tulisi visualisoida yhdellä tai muutamalla sivulla, jotka ovat helposti henkilöstön saatavilla
Ihannetapauksessa työntekijöiden omat tehtävän hallinnan sovellukset tulisi integroida strategiaan, jolloin heidän ei tarvitse syöttää projektien tietoja moneen eri järjestelmään.
Strategiset hankkeet tulisi suunnitella toteutettaviksi mahdollisimman lyhyessä ajassa. Kun projekti on valmis, sitä tulisi juhlia ja tiedottaa sisäisesti.

Johtamisjärjestelmä

Tulokset eivät synny itsestään. Johtamisjärjestelmällä on kaksi periaatteellista tarkoitusta:

Yhteisten johtamisrutiinien luominen koko organisaatioon.
Tapa käsitellä poikkeuksia, esim. mitä tapahtuu, kun strategia ei toteudu suunnitellusti.

Keskimäärin 2/3 strategioista epäonnistuu. Strategian toteutus alkaa strategisen suunnittelun vaiheessa. Organisaation kyky ja kulttuuri määrittävät, sen kuinka haastavia strategisia tavoitteita voidaan saavuttaa.

Amplon.io varmistaa strategian toteutumisen ja auttaa esimiehiä organisaation johtamisessa.

Amplon strategian johtamisessa

Amplon sovelluksen voi ottaa helposti käyttöön ja se auttaa varmistamaan strategian toteutumisen ja helpottaa strategian päivittäisjohtamisessa. Lue lisää Amplonin ominaisuuksista tästä.

Amplon ohjelmisto soveltuu sekä pieniin että suuriin organisaatioihin.